La incorporación de una persona a una empresa empieza mucho antes de que conozca todos sus procesos, herramientas o compañeros. Los primeros días construyen una parte importante de la percepción que tendrá sobre la organización.
En ese contexto, un welcome pack para empleados puede ayudar a convertir la bienvenida en una experiencia más cuidada y coherente con la cultura de la empresa.
Sin embargo, preparar un buen kit de bienvenida no consiste simplemente en reunir varios productos con el logotipo. Qué incluir, cómo presentarlo, cuándo entregarlo y qué experiencia queremos generar son decisiones que deberían formar parte del proceso de onboarding.
Por eso, en esta guía veremos cómo diseñar un welcome pack, qué productos pueden incluirse y cómo gestionar estos packs cuando las incorporaciones se producen durante todo el año.
¿Qué es un welcome pack para empleados?
Un welcome pack para empleados es un conjunto de productos y materiales que una empresa entrega a una persona cuando se incorpora a la organización.
Puede incluir desde elementos necesarios para empezar a trabajar hasta productos corporativos, prendas, accesorios tecnológicos o detalles relacionados con la cultura de la empresa.
Su objetivo no debería ser únicamente entregar merchandising. Al contrario, un buen welcome pack puede ayudar a dar la bienvenida, transmitir la identidad de marca, facilitar la incorporación y generar una primera experiencia positiva.
Por eso, el contenido del pack debería responder a una pregunta antes de seleccionar ningún producto:
¿Qué queremos que esta persona perciba de nuestra empresa en sus primeros días?
Qué incluir en un welcome pack para empleados
No existe una composición que funcione para todas las empresas. El contenido dependerá del tipo de organización, del puesto, de la modalidad de trabajo, del presupuesto y de la experiencia de onboarding que queramos construir.
A partir de ahí, estas son algunas categorías que pueden formar parte de un kit de bienvenida para empleados.
Productos corporativos
En primer lugar, podemos incorporar productos que ayuden a introducir visualmente al nuevo empleado en el universo de la marca.
Por ejemplo:
- Botellas o vasos reutilizables.
- Mochilas, bolsas o tote bags.
- Libretas.
- Bolígrafos.
- Paraguas.
- Accesorios de uso cotidiano.
Además, la personalización no tiene por qué limitarse a colocar el logotipo. Colores, mensajes, materiales, acabados y packaging también pueden utilizarse para transmitir la identidad de la empresa.
Material para el puesto de trabajo
El welcome pack también puede incorporar elementos que el empleado vaya a necesitar durante sus primeras semanas.
Por ejemplo, una libreta, material de escritura, accesorios de escritorio o determinados complementos pueden combinar utilidad y experiencia de marca desde el primer día.
Textil corporativo
Otra posibilidad es incorporar camisetas, sudaderas, polos, gorras u otras prendas que ayuden a generar sentimiento de pertenencia, especialmente cuando el diseño está pensado para que la persona realmente quiera utilizarlas.
Aquí existe una diferencia importante entre poner un logotipo sobre una prenda y diseñar una pieza que represente la cultura de la empresa.
Tecnología y accesorios
Los accesorios tecnológicos pueden resultar especialmente interesantes cuando tienen relación con la forma de trabajar de la organización.
Cargadores inalámbricos, cables de carga, soportes para móvil, accesorios para ordenador o auriculares son algunas posibilidades.
Sin embargo, la clave vuelve a ser la utilidad: incluir tecnología únicamente porque tenga un mayor valor percibido no garantiza que el producto vaya a utilizarse.
Elementos relacionados con la cultura de empresa
No todo tiene que ser funcional. También podemos utilizar el pack para explicar mejor la cultura y la identidad de la organización.
Por ejemplo, una carta de bienvenida, un pequeño manual de cultura, tarjetas con los valores de la empresa, una publicación propia o algún elemento relacionado con su historia pueden ayudar a explicar qué tipo de organización acaba de incorporar a esa persona.
De esta forma, estos elementos pueden hacer que el pack sea mucho más propio y menos intercambiable con el de cualquier otra empresa.
Un detalle más personal
Finalmente, también puede incorporarse algún elemento pensado para generar una reacción más emocional.
No necesariamente tiene que ser el producto más caro del pack. Un mensaje, una personalización individual, el nombre de la persona o un detalle relacionado con el equipo al que se incorpora pueden cambiar la percepción del conjunto.
Un buen welcome pack no se mide por el número de productos que contiene, sino por lo bien que representa la experiencia que la empresa quiere ofrecer.
No todos los welcome packs tienen que ser iguales
Uno de los errores habituales es diseñar un único pack y asumir que funcionará igual para cualquier incorporación.
Sin embargo, la situación del empleado puede cambiar lo que necesita recibir y cómo debería recibirlo.
| Tipo de incorporación | Qué conviene tener en cuenta |
|---|---|
|
Empleado presencial |
Productos que pueda utilizar en la oficina y en su día a día |
|
Empleado remoto |
Elementos útiles para trabajar desde casa y envío directo a domicilio |
|
Perfil comercial |
Productos relacionados con movilidad, reuniones o viajes |
|
Perfil técnico |
Accesorios vinculados a su entorno y herramientas de trabajo |
|
Incorporación individual |
Posibilidad de introducir mayor personalización |
|
Incorporaciones recurrentes |
Stock, preparación y logística de los packs |
Esto no significa que haya que crear un pack completamente diferente para cada persona.
En cambio, podemos establecer una base común que represente a la empresa y adaptar determinados elementos según el puesto, ubicación, equipo o tipo de incorporación.
Cómo diseñar un welcome pack para empleados paso a paso
Antes de seleccionar productos, conviene diseñar la experiencia completa. Para ello, estos son los principales pasos que deberíamos plantearnos.
1. Define el objetivo
Para empezar, pregúntate qué quieres conseguir con el pack.
Puede ser dar la bienvenida, transmitir cultura, facilitar los primeros días, generar pertenencia o combinar varios de estos objetivos.
Tenerlo claro ayudará a decidir qué merece la pena incluir y qué no.
2. Piensa en quién lo va a recibir
Después, evita diseñar el pack únicamente desde la perspectiva de la empresa.
Piensa en la persona que abre la caja: qué necesita, qué puede utilizar y qué elementos pueden resultarle relevantes.
De esta manera, la selección empieza a construirse desde la experiencia del empleado y no únicamente desde la marca.
3. Selecciona los productos
Una vez definidos el objetivo y el destinatario, llega el momento de seleccionar los elementos.
Aquí deberían valorarse aspectos como:
utilidad + calidad + coherencia con la marca + durabilidad + presupuesto.
Además, no todos los productos tienen que tener el mismo protagonismo. Algunos pueden cumplir una función práctica, mientras que otros pueden aportar un componente más emocional o cultural.
4. Trabaja el diseño y la personalización
A continuación, la identidad debería percibirse en el conjunto y no únicamente en los logotipos.
Una paleta de colores, un mensaje, una ilustración, una técnica de personalización diferente o pequeños detalles gráficos pueden hacer que varios productos distintos parezcan parte de una misma experiencia.
5. Diseña el packaging
El siguiente paso consiste en pensar en la presentación.
La caja o embalaje es lo primero que verá la persona antes de descubrir el contenido. Por eso, el packaging puede utilizarse para crear expectativa, ordenar la experiencia y reforzar el concepto creativo del welcome pack.
6. Decide cuándo y cómo se entregará
Finalmente, también importa el momento.
El pack puede estar esperando sobre la mesa durante el primer día, entregarse durante una sesión de bienvenida o llegar al domicilio antes de comenzar a trabajar.
Por tanto, la opción adecuada dependerá de cómo esté diseñado el proceso de onboarding.
¿Cuántos productos debería incluir un welcome pack?
No existe un número perfecto de productos para un welcome pack.
Incluir más elementos no implica necesariamente crear una experiencia mejor. De hecho, en muchos casos, un pack con pocos productos bien seleccionados, útiles y coherentes puede tener más sentido que una caja llena de artículos genéricos.
En lugar de empezar preguntando cuántos productos podemos incluir con determinado presupuesto, resulta más útil preguntarse:
¿Qué función cumple cada elemento dentro del pack?
Podemos encontrar, por ejemplo:
un producto funcional + un elemento de marca + una pieza vinculada a la cultura + un detalle personal.
La composición dependerá de cada proyecto, pero debería existir una razón para que cada elemento esté dentro de la caja.
Errores habituales al preparar un kit de bienvenida
Incluso una buena selección de productos puede perder impacto si el proyecto se plantea únicamente como una compra de merchandising.
Elegir primero los productos
En primer lugar, empezar buscando objetos antes de definir el objetivo suele provocar packs formados por productos que funcionan individualmente, pero que no construyen una experiencia conjunta.
Personalizar únicamente con el logotipo
Además, la personalización puede ir mucho más allá.
Diseño, mensajes, colores, técnicas de marcaje, packaging y pequeños detalles pueden conseguir que el pack sea reconocible incluso sin llenar todos los productos de logotipos.
Priorizar cantidad frente a relevancia
Otro error consiste en añadir más artículos únicamente para conseguir una caja visualmente llena.
Sin embargo, una mayor cantidad de productos no significa necesariamente aportar más valor al empleado.
No pensar en la entrega
Un pack puede estar perfectamente diseñado y, sin embargo, generar problemas si no se ha previsto cómo llegará a cada nueva incorporación.
Esto cobra todavía más importancia cuando existen empleados remotos, distintas oficinas o incorporaciones en diferentes fechas.
Diseñarlo como una acción aislada
Por último, si la empresa incorpora personas durante todo el año, preparar cada welcome pack desde cero puede generar compras repetidas, excedentes de producto y una carga operativa innecesaria.
Aquí aparece una cuestión que muchas veces no se plantea durante la fase creativa: qué ocurre después de diseñar el pack.
Cómo gestionar welcome packs durante todo el año
Diseñar 50 welcome packs para una incorporación conjunta es relativamente sencillo.
Sin embargo, el reto cambia cuando una empresa incorpora 3 personas este mes, 7 el siguiente, una en otra oficina y dos empleados remotos que necesitan recibir el pack en sus domicilios.
En ese escenario, el problema ya no es únicamente elegir merchandising. Además, hay que gestionar:
stock → almacenamiento → preparación → personalización → direcciones → picking → envíos.
Por eso, cuando las incorporaciones son recurrentes, puede resultar más eficiente disponer de los diferentes componentes almacenados y preparar cada welcome pack cuando se produce una nueva incorporación.
De esta manera, se evita tener que iniciar un nuevo pedido completo cada vez que entra una persona en la empresa.
Gestionar un welcome pack para empleados de principio a fin
Un proyecto de welcome packs no termina cuando se aprueba el diseño.
Después, también hay que producir los diferentes elementos, controlar el stock, almacenarlos, preparar cada composición y conseguir que llegue a la persona adecuada en el momento previsto.
En Únikas trabajamos como partner 360º, centralizando todo el proceso:
estrategia → diseño → personalización → producción → almacenamiento → picking → envío
De esta forma, los equipos de RRHH, People o Marketing pueden gestionar sus welcome packs desde un único partner sin tener que coordinar diferentes proveedores para cada fase.
Además, cuando existen incorporaciones recurrentes, Stokka, nuestro portal de gestión de stock y envíos, permite consultar las unidades disponibles y gestionar la preparación y distribución de material a diferentes destinos.
Así, el welcome pack deja de ser una compra puntual cada vez que llega un empleado y puede convertirse en un sistema de onboarding preparado para funcionar durante todo el año.
Preguntas frecuentes sobre welcome packs para empleados
Dependerá de la empresa y del tipo de incorporación, pero puede combinar productos útiles para el trabajo, merchandising corporativo, textil, accesorios tecnológicos, elementos relacionados con la cultura de empresa y algún detalle personalizado.
Lo importante es que cada elemento tenga una función dentro de la experiencia de bienvenida.
Puede entregarse el primer día, estar preparado en el puesto de trabajo o enviarse previamente al domicilio del empleado.
Por tanto, la elección dependerá del modelo de onboarding y de si la incorporación es presencial, híbrida o remota.
Cuando existen incorporaciones recurrentes, se pueden producir y almacenar los diferentes componentes para preparar cada pack según sea necesario.
De esta forma, se facilita el control del stock, la preparación de pedidos y los envíos a distintas oficinas o domicilios sin tener que iniciar un proyecto desde cero con cada incorporación.
Un welcome pack para empleados empieza antes de elegir los productos
Preparar un welcome pack para empleados no debería comenzar preguntando qué objetos podemos meter dentro de una caja.
La primera pregunta debería ser:
¿Qué queremos que una persona sienta y entienda sobre nuestra empresa cuando se incorpora?
A partir de ahí, podemos decidir qué productos, mensajes, diseño, packaging y forma de entrega ayudan a construir esa experiencia.
En definitiva, cuando existe una intención detrás de cada decisión, el welcome pack deja de ser simplemente merchandising y pasa a formar parte de la experiencia de incorporación y de la cultura de la empresa.
