Lo que aprenderás en este artículo
- Cómo calcular la cantidad de merchandising para una feria.
- Por qué no deberías pedir una unidad por cada asistente esperado.
- Qué datos necesitas antes de hacer el cálculo.
- Cómo ajustar las cantidades según el tipo de producto y el objetivo.
- Qué margen de seguridad puedes contemplar.
- Cómo evitar quedarte sin material o terminar con demasiado stock.
- Cómo aprovechar los datos de ferias anteriores para mejorar futuras previsiones.
- Qué papel tiene la gestión de stock antes, durante y después del evento.
¿Cuánto merchandising necesitas realmente para una feria?
Tienes una feria dentro de unas semanas.
La organización espera miles de visitantes y empiezas a preparar el material para el stand. Entonces aparece una pregunta aparentemente sencilla:
¿Cuántas unidades de merchandising deberíamos pedir?
Pedir demasiado puede generar stock que después nadie sabe cómo aprovechar. Sin embargo, pedir demasiado poco puede hacer que el material se termine cuando todavía quedan horas —o incluso días— de feria.
El problema es que el número de asistentes al evento no equivale al número de personas que pasarán por tu stand ni al número de personas a las que quieres entregar merchandising.
Por eso, calcular el merchandising para una feria debería empezar por el objetivo de la acción y no únicamente por el aforo del evento.
Respuesta rápida: para calcular cuánto merchandising necesitas para una feria, estima primero cuántas personas pasarán por tu stand, qué porcentaje forma parte de tu público objetivo y a cuántas quieres entregar cada tipo de producto. Después, ajusta la cantidad según la duración del evento, la dinámica de entrega, el stock disponible y un margen razonable para imprevistos.
El primer error: calcular según el número total de asistentes
Imaginemos una feria con 20.000 asistentes previstos.
¿Necesitas 20.000 unidades? Probablemente no.
Una parte de esas personas nunca pasará por tu zona. Otra pasará cerca del stand sin detenerse y, además, solo una parte de quienes interactúen contigo tendrá el perfil que buscas.
Por tanto, utilizar únicamente la asistencia total puede provocar una estimación poco útil.
La pregunta no debería ser:
“¿Cuántas personas van a la feria?”
Sino:
“¿Con cuántas personas queremos generar una interacción?”
Ese cambio modifica completamente el cálculo.
5 datos que necesitas antes de calcular el merchandising para una feria
Antes de decidir cantidades, conviene responder cinco preguntas.
1. ¿Cuántos asistentes se esperan?
La asistencia prevista es una primera referencia. Sin embargo, no debería utilizarse de manera aislada para calcular el pedido.
2. ¿Cuántas personas pueden pasar realmente por tu stand?
La ubicación, el tamaño del stand, la notoriedad de la marca, la programación o la dinámica de activación pueden modificar considerablemente el tráfico.
Además, si ya has participado anteriormente en esa feria, los datos históricos serán especialmente útiles.
3. ¿Cuántos días dura la feria?
No es lo mismo preparar material para una jornada que para cuatro.
Asimismo, la afluencia puede variar considerablemente entre días. Por eso, además del volumen total, interesa estimar cómo se distribuirán las visitas durante el evento.
4. ¿A quién vas a entregar merchandising?
Esta es una de las decisiones más importantes.
No es lo mismo entregar un producto a cualquier visitante que reservarlo para quienes participen en una dinámica, leads cualificados, clientes o reuniones previamente concertadas.
Por tanto, definir quién recibirá cada producto determinará gran parte de las cantidades.
5. ¿Qué stock tienes disponible?
Antes de producir de nuevo, conviene comprobar qué referencias pueden reutilizarse de campañas o eventos anteriores.
De esta forma, evitamos producir unidades que realmente ya tenemos disponibles.
El stock existente también forma parte del cálculo.
Una fórmula sencilla para calcular merchandising para una feria
Una vez tenemos los datos anteriores, podemos realizar una primera estimación:
Unidades necesarias = contactos previstos × porcentaje de entrega + margen de seguridad − stock reutilizable
Veamos un ejemplo.
Una empresa estima que durante una feria tendrá aproximadamente 800 interacciones relevantes y decide entregar un determinado producto al 60 % de esos contactos.
800 × 60 % = 480 unidades
Si decide trabajar, por ejemplo, con un margen adicional del 10 %:
480 + 48 = 528 unidades
Además, dispone de 80 unidades reutilizables en stock:
528 − 80 = 448 unidades nuevas a producir
Esto no significa que debamos utilizar siempre un margen del 10 %. Al contrario, el porcentaje debería adaptarse al nivel de incertidumbre, las posibilidades de reposición, el coste del producto y la experiencia de ediciones anteriores.
Lo importante es que la cantidad tenga una lógica detrás.
No todo el merchandising debería tener la misma cantidad
Otro error habitual consiste en producir el mismo número de unidades de todos los productos.
Sin embargo, una feria puede tener diferentes niveles de entrega según el tipo de interacción.
Por ejemplo:
| Tipo de material | Destinatario | Volumen |
|---|---|---|
|
Material de alta rotación |
Visitantes del stand |
Alto |
|
Producto asociado a una dinámica |
Participantes
|
Medio |
|
Regalo de mayor valor
|
Leads cualificados
|
Bajo |
|
Detalle especial |
Clientes o reuniones |
Muy bajo |
Esta clasificación permite distribuir mejor el presupuesto y el stock.
En lugar de entregar el mismo objeto a todo el mundo, podemos relacionar cada pieza con el tipo de interacción que queremos generar.
Calcula por día, no únicamente por evento
Supongamos que necesitas 900 unidades para una feria de tres días.
Una posibilidad sería distribuirlas de esta forma:
300 + 300 + 300
Sin embargo, este reparto presupone que todos los días tendrán exactamente el mismo tráfico.
Si los datos históricos muestran que el segundo día suele concentrar más visitantes, la distribución debería adaptarse. Por ejemplo, podríamos reservar una mayor cantidad para esa jornada y reducirla en los días con menor afluencia prevista.
Por eso, lo importante es establecer un stock diario de referencia.
De esta forma, evitamos consumir una parte excesiva del material durante las primeras horas y podemos responder durante el evento a una pregunta muy sencilla:
¿Estamos entregando merchandising al ritmo que habíamos previsto?
¿Cuánto margen de seguridad deberías añadir?
No existe un porcentaje universal que funcione para todas las ferias.
El margen depende de factores como:
- La fiabilidad de la previsión de asistentes.
- La experiencia en ediciones anteriores.
- La duración del evento.
- La posibilidad de reponer durante la feria.
- El coste de cada unidad.
- La utilidad posterior del producto.
Por ejemplo, un producto corporativo reutilizable después del evento permite asumir un margen diferente a otro creado específicamente para una feria, con fecha o creatividad difícil de reutilizar.
Por eso, el objetivo no debería ser simplemente “pedir un poco más por si acaso”.
Antes de determinar el margen, conviene responder dos preguntas:
¿Qué ocurre si sobra?
Y también:
¿Qué ocurre si falta?
Diseña un plan para el merchandising sobrante antes de producir
Esta pregunta debería responderse antes de hacer el pedido, no después de desmontar el stand.
Si sobran 200 unidades, ¿qué vamos a hacer con ellas?
Dependiendo del producto y de su diseño, podrían utilizarse en:
- Próximas ferias.
- Acciones comerciales.
- Visitas a clientes.
- Onboarding.
- Campañas internas.
- Otros eventos.
Si el producto puede tener una segunda vida, el excedente deja de ser necesariamente un problema.
En cambio, incluir fechas, nombres de eventos o mensajes demasiado específicos puede limitar su reutilización. Por tanto, esta posibilidad también debería tenerse en cuenta durante la fase de diseño.
Cómo evitar quedarte sin merchandising durante la feria
Quedarse sin unidades no siempre significa que el cálculo inicial fuera incorrecto. También puede deberse a una entrega poco controlada durante el evento.
Por eso, además de calcular bien el pedido inicial, conviene establecer algunas medidas de control.
Define criterios de entrega
El equipo debería saber qué producto corresponde a cada tipo de interacción. Así evitamos utilizar productos de mayor valor en contactos para los que no estaban previstos.
Divide el stock por jornadas
No coloques todas las unidades disponibles en el stand desde el primer día. En su lugar, reserva previamente las cantidades previstas para cada jornada.
Controla el consumo
Compara periódicamente las unidades entregadas con la previsión. De esta manera podrás detectar si el ritmo de entrega es superior o inferior al esperado.
Mantén una pequeña reserva
Una cantidad adicional puede resultar útil para reuniones, clientes o momentos inesperados de mayor afluencia.
Registra lo que ocurre
Finalmente, anota las cantidades utilizadas y sobrantes. Los datos de esta feria serán mucho más valiosos cuando tengas que calcular el merchandising para una feria futura.
¿Cómo puede ayudarte el histórico de otras ferias?
Si una empresa participa regularmente en eventos, cada feria debería mejorar la planificación de la siguiente.
Para conseguirlo, podemos registrar:
Asistentes estimados → visitas al stand → interacciones → leads → unidades entregadas → sobrante
Con varias ediciones, dejamos de depender únicamente de estimaciones y empezamos a trabajar con datos propios.
Por ejemplo, si después de tres ferias descubrimos que aproximadamente una determinada proporción de quienes visitan el stand termina participando en nuestra activación, tendremos una referencia mucho más útil para futuras previsiones.
Por tanto, la mejor estimación no siempre procede del aforo anunciado por la organización.
Muchas veces procede de lo que ocurrió en tus propias ferias anteriores.
¿Dónde entra la gestión de stock?
El cálculo no termina cuando hacemos el pedido.
Después necesitamos controlar qué tenemos, qué llevamos a la feria, qué utilizamos, qué vuelve y qué podremos reutilizar.
Por eso, la gestión de stock también forma parte de la estrategia.
En Únikas podemos centralizar la producción, el almacenamiento, la preparación y la distribución del merchandising. Además, mediante Stokka es posible consultar existencias y organizar reposiciones y envíos desde un único punto.
De esta forma, el material que vuelve de una feria no tiene por qué convertirse en cajas olvidadas.
Puede volver al sistema y utilizarse en la siguiente acción.
Errores habituales al calcular merchandising para una feria
Pedir según el aforo total
Los asistentes totales no equivalen a contactos relevantes para tu empresa. Por eso, utilizar únicamente esta cifra puede llevar a producir más unidades de las necesarias.
Entregar lo mismo a todo el mundo
Diferentes interacciones pueden justificar diferentes niveles de merchandising. En consecuencia, conviene definir previamente quién recibirá cada producto.
No distribuir el stock por días
Si todo el material está disponible desde el principio, puedes consumir demasiado durante las primeras jornadas.
Añadir margen sin pensar en el sobrante
Antes de producir unidades adicionales, decide si podrán reutilizarse después de la feria.
No registrar datos
Si no sabes cuánto entregaste y cuánto sobró, en la siguiente feria volverás a empezar desde cero.
Preguntas frecuentes
Para calcular el merchandising para una feria, estima las interacciones previstas, determina qué porcentaje recibirá cada producto, añade un margen adaptado al nivel de incertidumbre y resta el stock reutilizable que ya tengas disponible.
No necesariamente. El número total de asistentes es solo una referencia. Es más útil calcular cuántas personas pueden interactuar con tu stand y cuáles forman parte del público al que quieres dirigir la acción.
Puede almacenarse y reutilizarse en próximas ferias, acciones comerciales, visitas, campañas internas u otros eventos si el diseño y el producto lo permiten. Por eso, es recomendable planificar el posible sobrante antes de producir.
Conclusión
Calcular cuánto merchandising necesitas para una feria no consiste en adivinar cuántas unidades podrían hacer falta. Tampoco consiste en utilizar automáticamente el número total de asistentes.
Una estimación más útil combina:
tráfico previsto + público objetivo + criterio de entrega + duración + margen + stock disponible.
Además, debería contemplar qué ocurrirá tanto si faltan unidades como si sobran.
Porque preparar correctamente el merchandising para una feria no significa llevar más material.
Significa llevar la cantidad adecuada para la experiencia que quieres generar.
